En kommunikationsplan beskriver vad ni vill säga, till vem, i vilka kanaler och när. Den behöver inte vara lång. Skriv ner syftet, målgrupperna och budskapen, välj kanaler som faktiskt når fram och bestäm vem som gör vad. Avsluta med hur ni följer upp att budskapet kom fram och förstods.
Mallen
Använd rubrikerna nedan som ett enkelt dokument. En sida per projekt eller förändring brukar räcka.
- Syfte – varför ni kommunicerar och vad som ska vara annorlunda efteråt.
- Målgrupper – vilka som berörs, och hur de skiljer sig åt.
- Budskap – två eller tre saker alla ska ha förstått.
- Kanaler – var varje målgrupp faktiskt tar del av information.
- Tidplan – vad som sägs när, och i vilken ordning.
- Ansvar – ett namn per aktivitet.
- Uppföljning – hur ni vet att det gick fram, och när ni kollar.
Syfte och målgrupper
Syftet är det som ska vara annorlunda efteråt, inte att något ska informeras om. Dela sedan upp målgrupperna efter hur de berörs. Chefer, berörda team och resten av företaget behöver ofta höra olika saker.
Välj kanaler som når alla
Mejl och intranät når dem som sitter vid en dator. Tänk på dem som står i butiken, kör ut till kunder eller jobbar natt. Ett besked som bara finns på ett ställe når sällan alla.
Tidplan och ansvar
Skriv ut ordningen: vem som hör det när. Låt cheferna få beskedet strax före sina team, så att de kan svara på frågor. Sätt ett namn på varje aktivitet, inte en avdelning.
Följ upp vad som gick fram
Bestäm i förväg hur ni ska veta att budskapet nådde fram och förstods. Det kan vara en fråga på nästa möte, en kort enkät eller siffror på hur många som tagit del av det. I Newstail ser ni till exempel hur många i varje team som hört ett internt budskap.